Die E-Rechnung kommt!

Mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108 vom 27.03.2024 Artikel 23) wird zum 01.01.2025 die obligatorische Verwendung einer elektronischen Rechnung (kurz E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen im B2B (Business-to-Business) Bereich eingeführt. Hierfür werden u.a. der §14 und §27 UStG geändert.

Die Neuregelung stellt einen wesentlichen Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs dar. Dafür sind die Prozesse und Abläufe zur Erstellung und Verarbeitung einer E-Rechnung zu digitalisieren.
Die Finanzverwaltung bietet Übergangsregeln innerhalb der Einführungsphase um den Umfang des Transformationsprozesses in angemessener Weise zu berücksichtigen.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. 
Wichtig: Eine Rechnung im PDF-Format erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen zum Beispiel von der XRechnung oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. 
Weiterhin gilt, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Lesbarkeit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die XML-Datei maschinell auswertbar (lesbar) sein muss.

Sonstige Rechnungen

Als “sonstigen Rechnung” gelten zukünftig alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht dem E-Rechnungsformat (PDF, JPG, etc.) entsprechen.

Wichtig: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung gilt demnach ab 2025 als sonstige Rechnung!

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Wichtig: Von der Verpflichtung, elektronische Rechnungen auszustellen, sind nach derzeitigem Stand beispielsweise auch Vermieter betroffen, die mittels Option Umsatzsteuerpflichtig an andere Unternehmer vermieten. Bisher konnte der Mietvertrag als Rechnung genutzt werden. Nun ist für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen.

Ausnahmen Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt und Fahrausweise zur Personenbeförderung können abweichend immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden.

Ab wann geht's los?

Die E-Rechnung wird zum 1. Januar 2025 verpflichtend per Gesetz eingeführt.

Das bedeutet, das der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr bereits ab diesem Zeitpunkt ermöglicht werden muss. 
Wichtig: Hierfür gibt es keine Übergangsregeln!

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.

Übergangsregeln

Bis zum 31.12.2026

Dürfen Rechnungsaussteller für in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist für diese (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Was sich jedoch ändert ist der Vorrang der Papierrechnung, diesen nimmt nun die E-Rechnung ein.

Wichtig: Deshalb haben alle Unternehmen ab 1. Januar 2025 den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung der E-Rechnung sicherzustellen.

Bis zum 31.12.2027

Hier gilt im Grunde dasselbe wie für 2026, nur mit dem Unterschied, dass das ausstellende Unternehmen im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt haben darf.

Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz können dann aber wenigstens noch, mit Zustimmung des Empfängers, elektronische Rechnungen mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermitteln.

Aufbewahrung

Elektronische Archivierung

Erhöhte Aufmerksamkeit gilt der Archivierung. Dies ist aber keine Neuheit ‎der elektronischen Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, welche steuerlich relevante Daten ‎und Dokumente aufbewahren.‎ Nach § 14b ‎UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Na‎men und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren.

Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Neben den zahlreich zu beachtenden Vorschriften ‎sollten auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Blick haben.

Während der Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden. Die Rechnungen sind im gleichen Format, in dem sie übermittelt wurden, zu archivieren. Dabei müssen Rechnungen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür sind die Verwaltungsvorschriften zu beachten (GoBD).

Wichtig: Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt.

Was ist nun zu tun?

Nachdem Sie sich intensiv mit dem Thema E-Rechnung vertraut gemacht haben, sollten Sie sich schnellst möglich um die Umsetzung kümmern.

• Prüfen Sie Ihre aktuellen Rechnungsprozesse.
• Klären Sie wie der Empfang, die Verarbeitung und am besten auch gleich die Erstellung einer E-Rechnung integriert werden kann.
  
• Prüfen Sie, ob bei Ihnen eine GoBD konforme Archivierung bereits möglich ist.
• Legen Sie einen Zeitpunkt fest, an dem Sie Ihre Umstellung starten möchten.
• Fragen Sie sich, ob Sie alles allein umsetzen können, oder ob Sie professionelle Hilfe eines externen Dienstleisters in Anspruch nehmen sollten.

Wichtig: Starten Sie nicht zu spät mit der Umsetzung!

Sie wissen, zum Jahresende wird es immer hektisch. Das bedeutet, Ihre eigene Zeit und die des Dienstleisters könnte dann knapp werden. Wer sich rechtzeitig kümmert, ist pünktlich am Start und schon seine Nerven.

Starten Sie jetzt!

Disclaimer

Diese Informationen sind ein ‎Service für unsere Kunden. Sie  ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen ‎Rechtsanwalt, Steuer- oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.‎