GoBD

GoBD - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Die GoBD sind die Richtlinien, die Unternehmen beim Einsatz einer DV-gestützten Buchführung einhalten müssen. Es geht insbesondere um die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung von Belegen.

Die neuen Regelungen zu den GoBD wurden mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28.11.2019 publiziert. Zu beachten ist, das es inzwischen ein neues BMF-Schreiben v. 11.3.2024 (Az. IV D 2 – S 0316/21/10001:002) gibt, in dem einige Änderungen zur Fassung vom 28.11.2019 aufgeführt sind, die ab dem 01.04.2024 (Rz. 184).

Für wen gelten die GoBD?

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, die Regeln der GoBD einzuhalten. Die Verantwortlichkeit für die Einhaltung liegt allein beim Unternehmer (Steuerpflichtigen) selbst. Auch dann, wenn externe Unternehmen, wie z.B. ein Steuerberater oder andere Dritte mit Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben beauftragt werden.

Was bedeutet es GoBD-konform zu handeln?

Die GoB enthalten sowohl formelle als auch materielle Anforderungen an eine Buchführung. Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind (Rz. 19). Diese Grundätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt und erhalten bleiben (Rz. 27).

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle angewandten Verfahren müssen nachvollziehbar sein (Rz. 30). Es muss einem sachverständigen Dritten möglich sein, einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu erhalten (Rz. 32).
Diese Nachprüfbarkeit erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (Rz. 34).
Die Ablage in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an eine Unveränderbarkeit regelmäßig nicht (Rz. 110).

Unveränderbarkeit

Änderungen dürfen nicht in der Art durchgeführt werden, das der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (Rz. 58). Deshalb müssen Veränderungen und Löschungen protokolliert werden (Rz. 59).

Datensicherheit

Das datenverarbeitende System muss gegen Verlust gesichert werden (Rz. 103). Das bedeutet, dass einer Datensicherung, am besten nach der 3-2-1-Regel, große Bedeutung zukommt. Des Weiteren ist das DV-System gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen.

Aufbewahrungspflichten

Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus den verschiedensten Rechtsnormen und sind grundsätzlich mit denen von Papierbelegen vergleichbar.

Datenzugriff

Die Finanzbehörde hat das Recht die Unterlagen durch Datenzugriff auf die Computersysteme von Unternehmen zu prüfen. Es lassen sich drei Arten des Datenzugriffs durch einen Betriebsprüfer unterscheiden:

Der unmittelbare Datenzugriff (Z1)

Die Finanzbehörde darf bei einer Prüfung unmittelbar auf die im Unternehmen zur Buchführung eingesetzte Hard- und Software zugreifen. Hierbei hat das Unternehmen dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und ihn in das DV-System einzuweisen.

Der mittelbare Datenzugriff (Z2)

Die Finanzbehörde kann verlangen, dass Unternehmen die gespeicherten Daten nach entsprechenden Vorgaben durch eigene, mit den DV-Systemen vertraute Personen auswerten und zur Verfügung stellen.

Die Datenträgerüberlassung (Z3)

Die Finanzbehörde kann verlangen, dass Unternehmen die gespeicherten Daten in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format zur Auswertung zur Verfügung stellen. Das kann auf einem Datenträger oder über eine Datenaustauschplattform  erfolgen. Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein.