Verfahrensdokumentation

 Um die Ordnungsmäßigkeit gemäß GoBD sicherzustellen muss für jedes eingesetzte DV-System eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung muss man damit rechnen, dass das Finanzamt nach einer Verfahrensdokumentation fragt.

Sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Eine Verfahrensdokumentation hat in der Regel folgende Bestandteile.

1. Allgemeine Beschreibung

Zur allgemeinen Beschreibung gehören die Rahmenbedingungen, Aufgaben und Einsatzgebiet Ihres Buchführungssystems. Dazu gehört auch, welche Funktionen Sie selbst vor Ort betreiben und welche Sie auf externe Dienstleister oder in die Cloud ausgelagert haben.

2. Anwenderdokumentation

Diese enthält alle Angaben, die notwendig sind, um das verwendete Softwaresystem bedienen zu können. Hier werden die verschiedenen Anwendungsmodule und deren Eingabefelder sowie die internen Verarbeitungsroutinen (wie zum Beispiel Buchungsregeln) und Ihre unternehmensspezifischen Einstellungen und Anpassungen beschrieben. Auch die fachlichen Prozesse wie Datenerfassung, Prüfung, Abstimmung, Ausgabe, Daten- und Dokumentenbestände und Fristen gehören in die Anwenderdokumentation.

3. Betriebsdokumentation

In die Betriebsdokumentation gehören die Bestandteile des internen Kontrollsystems (IKS) gemäß §146 AO, der IT-Kontrollen sowie der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), die Sie für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit Ihrer Buchführungsprozesse treffen. Beispiele sind: Zugriffssteuerung (Benutzerrechte, Rollen), Erfassungs- und Freigabekontrollen und Datensicherungsverfahren. Freigabeverfahren bei Programmänderungen und Change-Management-Verfahren.

4. Technische Systemdokumentation

Dieser Bestandteil umfasst alle Systemkomponenten sowie deren Schnittstellen, die Interaktion zwischen den einzelnen Systembestandteilen und eine Beschreibung der programminternen Verarbeitungsregeln aus technischer Sicht. Hierzu gehören z.B. Datenflussdiagramme, Ablaufpläne und Protokollierungen. Auch Fehlerbehandlungsabläufe sowie Einzelheiten zu Ihrem Datenmodell gehören in diesen Teil der Dokumentation. So kann die Finanzbehörde nachvollziehen, wie die Funktionen und Kontrollen in Ihrer Software umgesetzt sind.

Formale Anforderungen

Es gibt keine formalen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation. Sie muss lediglich verständlich und für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.

Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird.